Mit diesem Modul gehören chaotische Besprechungen der Vergangenheit an. Die gesamte Protokollierung wird über dieses Modul abgewickelt. Das Layout von Protokollen, die Themenvorlagen und die Besprechungstypen (Mitarbeiterbesprechung, Jour Fixe, Produktbesprechung, etc.) werden zentral angelegt. Durch eine systematische Tagesordnung (im System erstellt) wird der zeitliche Ablauf von Besprechungen strukturiert. Sie können aus den einzelnen Besprechungspunkten automatisch Aufgaben generieren und an die Besprechungsteilnehmer verteilen. Im Falle von Anschlussbesprechungen werden die dazugehörigen Folgeprotokolle automatisch erstellt. Durch die interaktive Zusammenarbeit über das Protokoll und die getrennte Führung der offenen Punkte je Projektbeteiligten können Sie sich jederzeit über den aktuellen Status zu informieren bzw. eine Auswertung darüber erstellen.

Mit den Besprechungsprotokoll führen Sie mit einem Step-By-Step System durch Ihre Besprechungen:

1. Vorbereiten und einladen: alle Themen werden vorab erfasst und beschrieben; alle Personen werden definiert, die bei der Besprechung anwesend sein sollen; teilweise werden in der Vorbereitung bereits die ersten Aufgaben verteilt und zugewiesen; die Einladung wird via Email versendet und der Termin für die Besprechung wird automatisch in den jeweiligen Kalender eingetragen.

2. Besprechen und protokollieren: die bei der Besprechung beschlossenen Punkte oder gesammelten Informationen werden als Kommentar oder Protokollinformation im Protokoll mit Datum und betreffender Person festgehalten. Ein nachträgliches Klären oder Einsehen der Informationen ist somit unveränderlich möglich. Termine werden definiert und die sich daraus ergebenen Aufgaben den Personen zugewiesen.
In den Folgebesprechungen sind die im letzten Protkoll festgehaltenen Informationen noch einmal ersichtlich; offene Termine werden sofort ersichtlich - inklusive den verantwortlichen Personen oder Firmen.

3. Protokoll abschließen und versenden: sind die bei der Besprechung gesammelten Informationen, inklusive Fotos, PDF-Berichte u.a., gespeichert, wird das Protokoll an alle Teilnehmer und relevante Personen versendet und wird als Downloadlink dem Empfänger zur Einsicht zur Verfügung gestellt.

4. Folgebesprechungen: ergeben sich Folgebesprechungen werden aus dem vorangegangenen Protokoll alle wesentliche Punkte übernommen, erledigte Aufgaben werden einnmalig als erledigt aufgezeigt, und werden danach in das Archiv gestellt. Offen Aufgaben bleiben solange in den Folgeprotokollen, bis diese erledigt werden.

• Besprechungen erstellen / ändern / löschen / Folgebesprechung erstellen / in das Archiv verschieben
• Status in Besprechungsliste: stattgefunden / offen
• Vorbereitung:
  Definition des Besprechungstitels / Projektzuordnung / Besprechungstyp / Ort / Zeit / Datum
  Defintion Teilnehmer und Bearbeiter
• Tagesordnung:
  die Tagesordnungspunkte mit Beschreibung, Themenzugeörigkeit und die verantwortliche Person wird hier festgelegt
• Einladung:
  Preview des Protokolls als PDF oder HTML; Versenden der Einladung an alle oder einzelne Personen; zusätzlich ist die Eingabe eines Mailtextes möglich
• Protokoll:
  die Protokollpunkte werden eingegenn mit Titel und Beschreibung; ggf. zuweisung der verantwortlichen Person; Projektabhängigkeit des Protokollpunktes und Zugehörigkeit zum Tagesordnungspunkt kann festgelegt werden; Datum für den Termin der Erledigung
• offen Protokollpunkte:
  alle noch offenen Aufgaben bzw. Protokollpunkte werden in einer Liste angezeigt; Bemerkungen können nach Aufruf der Aufgabe hinzugefügt werden
• Versand:
  Perview des Protokolls als PDF oder HTML; Versenden des Protokolls an einzelne Personen für event. Korrektur oder Versenden an alle Teilnehmer
• Archiv:
  ältere Besprechungen werden automatisch in das Archiv verschoben; bei der Erstellung eines Folgeprotokolls wird das vorangegangene Protkoll ebenfalls in das Archiv verschoben; die Protokolle im Archiv können nicht mehr geändert werden