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Sabine Pekarz ist Geschäftsführerin der LOOOP Internet Management Solutions GmbH in Gleisdorf (Stmk.) und beschäftigt sich mit der Erstellung von Online-Softwarelösungen zum Thema Besprechungsmanagement, Baubesprechungsprotokollierung und Projektmanagement.
Dass Meetings, Jour-fixe oder Baubesprechungen oft sehr ineffizient sind, gilt als hinlänglich bekannt. Wo sehen Sie die größten Ursachen für dieses Phänomen? Sabine Pekarz:
Ich glaube auch, die Ursachen sind uns eigentlich hinlänglich bekannt. Wie schaut so ein typisches Meeting aus? Meist beginnt es damit – wenn einmal alle Teilnehmer anwesend und mit Getränken versorgt sind – wieder in das Thema einzustimmen, dh: Was haben wir das letzte Mal vereinbart? Um dann fortzusetzen mit „Und wie ist jetzt eigentlich der Status?“. “Das letzte Mal haben wir vereinbart, dass Sie Herr Maier einen Angebotsvergleich einholen, wie ist denn hier der Status?” Herr Maier erklärt dann sehr wortreich, dass er ja angefragt habe und von 2 Firmen hat er auch schon ein Angebot erhalten, die anderen Firmen lassen noch auf sich warten, deshalb hat ein Angebotsvergleich noch keinen Sinn gemacht, vor allem weil die Angebote der beiden Firmen sehr differenziert sind ….
Und schon ist eine halbe Stunde vorbei, in der man zu viert die detailgetreuen Schilderungen von Herrn Maier konsumiert hat. Welche Fehler zeigt dieses Beispiel Ihrer Meinung nach auf? Sabine Pekarz:
Es fehlt an der entsprechenden Vorbereitung. Dazu gehört eine Tagesordnung, die man allen Teilnehmern vor dem Meeting zukommen lassen sollte – und nicht erst 5 Minuten davor! Damit legt man nicht nur fest, was bei diesem Termin besprochen werden soll, man kann sogar Rückschlüsse ziehen auf „Wer muss überhaupt bei diesem Termin dabei sein und bei wem ist es ausreichend ihn nur über das Ergebnis zu informieren. Sehr häufig ist bei Meetings auch zu beobachten, dass die Teilnehmer 1 Stunde vor dem Meeting hektisch das Protokoll des letzten Meetings hervorkramen und feststellen, dass sie ja eigentlich was zu erledigen gehabt hätten. Dies führt zumeist zu detailgetreuen Schilderungen des säumigen Teilnehmers. Leider eher die Regel als die Ausnahme, dass während der Meetings Statusinformationen erfolgen und eventuell Säumige bereits vor dem Meeting darauf hingewiesen werden. Last but not least geht es natürlich auch um unsere Meetingkultur im Generellen und einer oft mangelhaften Moderation – was letztlich auch mit mangelnder Information und damit schlechter Vorbereitung zu tun hat. Wie sind Ihre Erfahrungen bezüglich der entstehenden Kosten bei ineffizienten Meetings – gibt es dazu Vergleichszahlen? Sabine Pekarz:
In einer von Minolta in Auftrag gegebenen Studie binden Meetings mindestens 30 Prozent der Arbeitszeit, rund 1,5 Arbeitstage der Mitarbeiter, die 3-4 Meetings pro Woche absolvieren. Führungskräfte verbringen sogar zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Meetings- Besprechungen sind hier Zeitfresser Nummer 1. Ähnliche Zahlen werden auch von anderen Studien belegt. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting, sagt man. Was muss die Protokollierung beitragen, dass etwa Arbeitsaufträge erledigt werden und involvierte Personen informiert werden? Sabine Pekarz:
Ein weiteres Ergebnis der Minolta-Studie war, dass die Qualität der Sitzungsunterlagen den größten nachgewiesenen Effekt auf die Qualität der Sitzungsergebnisse hat. Das Wichtigste in der Protokollierung von Arbeitsaufträgen ist festzuhalten: WER hat WAS bis WANN zu erledigen? Klingt banal, dennoch wird es häufig unterlassen. Neben der Protokollierung mit konkreten Terminen und Verantwortlichen ist es wichtig, diese Punkte während den Meetings nachzuverfolgen und als Teil der eigenen persönlichen Arbeitsaufträge zu sehen und davon wegzukommen, Protokolle nur korrekt abzulegen. Sie beschäftigen sich ja auch sehr intensiv mit Besprechungs- und Projektmanagement in der Baubranche. Was ist hier anders als in anderen Wirtschaftszweigen? Sabine Pekarz:
Das Besondere an Meetings im Bau – Baubesprechungen, Bauherrnbesprechung, Fachplanerbesprechungen etc – im Vergleich zu Meetings in anderen Branchen ist wesentlich durch die Besonderheiten von Bauprojekten charakterisiert. Eine Vielzahl von Teilnehmern unterschiedlicher Firmen, sehr häufig lange und auch komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten, potentiell sehr hohe Folgekosten bei Fehlern und – last but not least – die Haftungsthematik. Diese Ursachen machen es schlichtweg erforderlich Baubesprechungen abzuhalten und die Ergebnisse aus diesen Besprechungen festzuhalten (Dokumentation!) und den beteiligten Firmen und Personen zukommen zu lassen.
Auch die organisatorischen Rahmenbedingungen sind andere im Vergleich zu klassischen Meetings. Der gemütliche Meetingraum wird ausgetauscht gegen den Baucontainer und: es sind nicht immer alle (oder ein Großteil der) notwendigen Teilnehmer anwesend (weil das Gewerk eigentlich schon abgeschlossen ist oder beginnt). So habe ich selbst beispielsweise schon Baubesprechungen beigewohnt, wo seriell über den ganzen Tag verteilt zwischen 4 und 5 Firmen anwesend waren (von rund 100 ausführenden Firmen) – in solchen Konstellationen kommt natürlich einer gezielten Informationsverteilung eine umso höhere Bedeutung zu. Was muss eine Softwarelösung aus Ihrer Sicht können, um sinnvoll in Besprechungen und Meetings eingesetzt werden zu können. Sabine Pekarz:
Softwarelösungen können an diversen Stellen unterstützen, Meetings effizienter zu gestalten. Beispielsweise in der Visualisierung (Präsentationssoftware, Mindmapping), im Abhalten von Meetings auf Distanz (Videokonferenzsysteme, Desktop-Sharing) aber auch (und damit beschäftigen wir uns als LOOOP) in der Vorbereitung von Meetings sowie insbesondere in der Verfolgung von offenen Punkten.
Auf das Ergebnis des Meetings – sprich das Protokoll – bezogen: Aktivitäten, die im Protokoll festgehalten werden, müssen festhalten, wer was bis wann zu erledigen hat. Diese Punkte dürfen nicht nur eingefrorener Teil eines Protokolls sein, dass in der Ablage ruht, sondern die persönlichen Aufgaben müssen von jedem Beteiligten direkt abgerufen und auch bearbeitet werden können – zumindest im Sinne von Fertigstellungsmeldungen.
Umgekehrt muss der Projektleiter bzw. Protokollführer jederzeit die Möglichkeit haben, sich einen aktuellen Status über die offenen Punkte zu verschaffen und so auch während der Meetings gezielt eingreifen zu können.
Da die meisten Meetings in regelmäßigen Abständen stattfinden und keine „Einmal-Aktionen“ sind, muss die Software-Lösung auch das Konzept der Folgebesprechung unterstützen. Dh die Übernahme noch offener, nicht erledigter Punkte bis zu ihrer Erledigung und auch visuelle Unterstützung, die es allen Protokollempfängern einfacher macht, schnell zu erfassen, was sich seit dem letzten Protokoll geändert hat – auch in umfangreichen Protokollen. |
